Как обосновать запоздавший учет расходов

Недавно я обнаружила документы, пишет Е. И. Деменюк, которые подтверждают расходы по налогу на прибыль за уже прошедший период. Раньше в таких ситуациях нашей компании пришлось бы подавать «уточненку». Но с 1 января 2010 года внесено дополнение в абзац 3 пункта 1 статьи 54 Налогового кодекса. Теперь можно скорректировать налоговую базу тогда, когда ошибка найдена, а не совершена. Но это можно делать, только если из-за не учтенных вовремя документов компания переплатила налог. В моем случае так и было, и я решила учесть обнаруженные документы в текущем периоде. Правда, чтобы объяснить инспекторам, почему я так сделала, мне пришлось проявить смекалку

Показать отчетность прошедшего периода недостаточно. Удобно, что найденные затраты можно отражать в текущей декларации по налогу на прибыль. Но поначалу для меня оставался открытым вопрос, к каким именно видам расходов относить такие затраты. От этого зависит, куда именно в декларацию заносить найденные расходы. Было понятно, что нелогично учитывать расходы как убытки прошлых лет. Разобраться помогло письмо Минфина России от 18 марта 2010 г. № 03-03-06/1/148. В нем чиновники говорят, что отражать запоздавшие расходы можно в составе той группы, к которой они относятся. Это, к примеру, внереализационные расходы, амортизация или расходы на оплату труда. Значит, в декларацию их надо вносить в строку 301 приложения 2 к листу 02. Но, как оказалось, налоговые инспекторы считают право на запоздавший учет расходов некоей льготой и им надо объяснять, почему расходы не были учтены в прошлом периоде. Когда налоговики задали мне такой вопрос, я сослалась на новое положение пункта 1 статьи 54 НК РФ и заявила, что внесла уточнения в текущую декларацию для общего блага. Ведь документы отражаются в бухгалтерской отчетности, а она должна быть составлена таким образом, чтобы не вводить в заблуждение ее пользователей. А ИФНС тоже к ним относится. Эти доводы не помогли. Тогда я попыталась показать проверяющим из инспекции всю возможную отчетность периода, в котором были не учтены документы. Мне казалось, что инспектор, обладающий знаниями бухгалтерского и налогового учета, поймет, что у меня просто не было возможности и права учитывать расходы в том периоде без подтверждающих документов. В качестве доказательств, что конкретные расходы не были учтены в предыдущем периоде, я представила налоговикам бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, декларацию по налогу на прибыль и Книгу покупок, а также журналы-ордера, карточки учета и оборотно-сальдовые ведомости.

Важно подтвердить дату получения опоздавших документов.

Но, как оказалось, налоговикам этих документов было недостаточно. Они стали допытываться, в чем же конкретно причина запоздания с учетом расходов. Для себя я выделила три основных фактора, на которые можно опираться в объяснениях с инспекторами: поздно представленные контрагентами подтверждающие документы, техническая ошибка в связи со сбоем компьютерной программы или простая невнимательность сотрудников компании. Самым простым мне кажется вариант с опоздавшими документами. Для этого налоговикам надо подтвердить дату получения этих документов именно в текущем периоде. Просто конверт с почтовым штемпелем инспекторов может не устроить. Безопаснее, если компания готова показать еще и письмо контрагенту с просьбой о представлении документов и его письменный ответ с извинениями о задержке. Еще лучше, если в журнале корреспонденции есть отметка секретаря с датой и входящим номером.

Помогут отчеты от IT-службы и объяснительные сотрудников.

Если учесть расходы в прошлом периоде помешал технический сбой в бухгалтерской программе, то инспекторам лучше показать какой-то отчет об ошибке. Например, сделанный с экрана с помощью функции print screen. Или же запросить отчет ITслужбы компании, где будет описано, чем был вызван сбой, когда он произошел и когда устранен. Еще можно получить письмо от разработчиков программы, где они подтвердят вероятность появления программных ошибок. Если же к невозможности учета расходов в прошедшем периоде привела ошибка бухгалтерии, то нужно представить налоговикам объяснительную записку провинившегося сотрудника. Естественно, объяснительная должна датироваться прошедшим периодом.

Еще советы

Документы могли потеряться в компании

– Злоупотреблять запоздавшим учетом расходов опасно. Иначе налоговики могут заявить о систематическом нарушении правил ведения бухгалтерского учета. За это генерального директора или главбуха могут оштрафовать на сумму от 2 до 3тыс. руб. по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Кроме этого инспекция может доначислить налоги и начать проверку на предмет уклонения от их уплаты. Тем не менее не всегда получается учитывать все расходы в текущем периоде. На мой взгляд, самый оптимальный способ оправдаться – переложить вину на поставщика. Удобно использовать описанный метод с перепиской о причинах опоздания документов. Но получить от контрагента письмо можно, только если с ним сложились хорошие отношения. Поэтому безопаснее полагаться на журнал входящей корреспонденции. В регламенте о ведении документооборота можно прописать обязанность секретаря вскрывать бухгалтерскую почту и вносить в журнал данные всех документов, приходящих от контрагентов. Есть и еще один способ обоснования запоздавших расходов. Бумаги, подтверждающие затраты, могли просто потеряться в компании и не дойти в бухгалтерию из смежных отделов. В этом случае можно приложить объяснительные сотрудников, ответственных за получение, хранение и сортировку документов, и приказы о дисциплинарных взысканиях. Также инспекторов может убедить график представления документов в бухгалтерию и положение, регулирующее наказание за их задержку.